Proč se Vám vyplatí virtuální asistentka?

Poslední dva roky ukázaly, že v nadcházejících letech budeme v oblasti podnikání stále více a více spoléhat na moderní technologie. A tento vývoj se nevyhýbá ani oblasti administrativní asistence.

Co to je virtuální asistentka?

Moderní virtuální asistentka je softwarový robot s umělou inteligencí a lidskou podporou. Je s podnikatelem propojená přes chytré aplikace. Virtuální asistentce se požadavky zasílají přes e-mail, Messenger, Slack, Whatsapp nebo Telegram a dokáže komunikovat se stovkami dalších aplikací.

K jejím hlavním funkcím patří automatizace opakovaných činností a zodpovídání častých dotazů klientů a kolegů. Také zapisuje úkoly, hlídá termíny a priority a je schopná připravit a publikovat příspěvky na sociálních sítích. Umí i sjednat schůzky a připomenout čas a místo porad nebo schůzek. Nechybí ani vytváření zápisů z jednání, reportů a přehledů a také umí vyhledávat informace ve firemních systémech. Ve spolupráci s člověkem také provádí přepis a korekturu textů a přípravu obchodní korespondence.

Pro koho je virtuální asistentka vhodná?

Virtuální asistentka je vhodná jak pro samostatné podnikatele tak i pro výkonné majitele firem. Pokud chce podnikatel ušetřit náklady za interní zaměstnance tak je pro něj asistentka také výbornou volbou. Virtuální asistentku rádi využívají i menší firmy a živnostníci, kteří si jinak nemohou dovolit vlastního zaměstnance.

Pokud chce podnikatel zvládnout více práce za méně času, asistentka mu v tom pomůže. Lze na ní delegovat mnoho úkonů a úkolů, které by jinak podnikateli zabraly mnoho času. Zbylý čas pak může podnikatel věnovat rozvoji své firmy a mnohem důležitějším činnostem, které na něj při tom čekají.

Asistentka je také vhodná pro účetní, obchodníky a manažery

Asistentka umí přepis faktur ze skenů a PDF do účetního systému, zvládá zahájení a hlídání schvalovacích procesů a řeší upomínání nezaplacených faktur. Také pravidelně i ad hoc připravuje přehledy pro manažery. Je schopná vyhledat a doporučit prodejních příležitosti a poskytnout online poradenství na webu a profilech. Nechybí ani sestavení a prezentace nabídek na míru návštěvníkům webů.

Asistentka pomůže i s e-shopem a sociálními sítěmi

Asistentka řeší zodpovídání častých dotazů zákazníků e-shopu a umí nabídnout souvisejících informace v e-shopu a na webu. Okamžitě odpovídá na dotazy a vzkazy na sociálních sítích. Na sociální sítě připravuje a publikuje příspěvky. Požadavky klientů zapíše a předá je ke zpracování. Zapíše i informace do redakčního a účetního systému a vytváří reporty a přehledy.

Virtuální asistentka od Profi-kanceláře pracuje 24 hodin denně a 7 dní v týdnu. Fixní měsíční náklady vyjdou podnikatele na stovky korun a v případě nárůstu poptávky lze výkon snadno navýšit. Vše probíhá podle toho, jak si službu podnikatel nastaví a jak asistentku průběžně učí. Nejjednodušší způsob je službu objednat a vyzkoušet. Potom sám podnikatel uvidí, co vše můžete delegovat a kolik času mu virtuální asistentka ušetří.